Folgende Grundsätze sind für eine ordnungsgemäße Buchführung zu beachten:
- Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen vollständig (= lückenlos), richtig, zeitgerecht (= in vernünftigen, kurzfristigen Buchungsintervallen) und geordnet vorgenommen werden, § 239 (2) HGB, § 146 (1) 1 AO.
- Die Buchführung hat in einer lebenden Sprache zu erfolgen, § 239 (1) 1 HGB, § 146 (3) 1 AO (anders aber der Jahresabschluss, s. § 244 HGB).
- Buchungen dürfen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, § 239 (3) 1 HGB, § 146 (4) 1 AO.
- Jede Buchung muss durch einen Buchungsbeleg abgestützt werden (keine Buchung ohne Beleg!), s. § 257 (1) Nr. 4 HGB, § 147 (1) Nr. 4 AO.
- Bei Kaufleuten muss die Buchführung den Grundsätzen der doppelten Buchführung entsprechen (s. § 242 HGB).
--> Insgesamt muss die Buchführung so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann, § 238 (1) 2 HGB, § 145 (1) 1 AO. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen, § 238 (1) 3 HGB, § 145 (1) 2 AO.
Siehe auch R 5.2 EStR u. H 5.2 EStH.
Hinweis für den Bereich der Datenverarbeitung (DV; s. § 239 (4) HGB, §§ 146 (5), 147 (2) AO): Die Finanzverwaltung hat im Jahr 1995 (!) „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme” (GoBS) herausgegeben, welche die allgemeinen GoB für den Bereich der DV-gestützten Buchführung präzisieren sollen (BMF v. 7.11.1995, Erlasse, Nr. 800, § 146/1). Neue GoBS sind allerdings in Arbeit.