Die Dokumentation ist wichtig, um bei Schlechtleistungen nach dem Kaufrecht des BGB nachweisen zu können, dass Maßnahmen zur Mängelbeseitigung erfolgt sind. Der Verkäufer ist verpflichtet, Nacherfüllung zu leisten, z. B. bei Minderlieferungen, Beschädigungen usw.
Zudem ist die Dokumentation für die Vertriebsmitarbeiter von Bedeutung, um sich auf Kundengespräche vorzubereiten. Bei der Dokumentation kann auch festgehalten werden, ob es sich bei den Reklamationen um „echte“ Reklamationen handelt, d. h. tatsächlich eine Schlechtleistung des Unternehmens erfolgte. Dies dient auch zur möglichen Einschätzung eines Kunden, z. B. ob es sich um einen Kunden handelt, der lediglich reklamiert, um Boni / Rabatte / Kulanzregelungen einzufordern.
