Folgende Unterlagen können die Vorbereitung auf die Kundengespräche erleichtern, z. B.:
· Auszug aus der Kundenstammdatei
à allgemeine Angaben zum Kunden, langjähriger Kunde oder eher Neukunde, Jahresumsatz, Boniregelungen
· Auszug aus der Bestelldatei
à wie oft, wie viel, welche Produkte usw.
· Unterlagen zu Reklamationen
à Häufigkeit der Reklamationen, Ursachen der Reklamationen, Berechtigt oder unberechtigt?, Regelung der Reklamation (Nachbesserung oder Kulanzregelung), Wert der Reklamationen bzw. Kulanzregelungen
· Bestell- und Lieferscheine
à Abgleich der Bestell- und Lieferscheine zur Ermittlung der Differenzen (z. B. Minder- oder Mehrlieferungen, Falschlieferungen), Auszug aus der Reklamationsdatei
· Ausgansrechnungen
à wie viele Rechnungen, welche Rechnungshöhe, welche Artikel
· OPOS-Liste (Offene Posten)
à Sind Zahlungen fällig oder überfällig? Welche Höhe? Forderungsmanagement eingeleitet?